در حال بارگذاری...
نرم افزار وصول مطالبات: هیچ سررسیدی از دست نمی‌رود
سررسید فاکتورها، چک‌های دریافتی، سابقه پیگیری و گزارش Aging را در یک سیستم ببینید؛ مستقیم از اطلاعات فروش و حسابداری رهان.
نرم افزار وصول مطالبات چیست؟
نرم افزار وصول مطالبات بدهی مشتریان را ثبت و پیگیری میکند: چه مبلغی، از چه کسی، با چه سررسیدی باید دریافت شود و تا امروز چه اقدامی انجام شده است. هدف این است که مطالبات به‌موقع وصول شود و جریان نقدی قابل پیش‌بینی بماند. در رهان این ماژول بخشی از ERP است و بدون ورود دوباره اطلاعات، از فروش و حسابداری تغذیه می‌شود.
امکانات نرم افزار وصول مطالبات رهان
سررسیدها یک‌جا دیده می‌شوند
فاکتورهای سررسیدشده و نزدیک به سررسید هر مشتری را فهرست کنید و بر اساس زمان و مبلغ مرتب کنید تا پیگیری از مهم‌ترین‌ها شروع شود.
گزارش Aging مطالبات
مطالبات را بر اساس مدت تأخیر دسته‌بندی کنید و ببینید کدام مشتریان بیشترین مبلغ معوق دارند.
ثبت پیگیری و تعهد پرداخت
تماس‌ها، قول‌های پرداخت و نتیجه هر پیگیری را روی حساب مشتری ثبت کنید تا با تغییر کارشناس، سابقه گم نشود.
مدیریت چک‌های دریافتی
چک‌ها را با تاریخ سررسید و وضعیت‌شان (در جریان، وصول‌شده، برگشتی) در کنار مطالبات دنبال کنید.
ثبت دریافت‌ها
پرداخت مشتری به فاکتور مربوط تخصیص داده می‌شود و مانده حساب بلافاصله اصلاح می‌شود.
یکپارچه با حسابداری
اطلاعات فروش، دریافت و خزانهداری از یک پایگاه داده می‌آید؛ نیازی به وارد کردن دوباره داده در اکسل نیست.
پیگیری مطالبات با اکسل یا با نرم افزار
| موضوع | اکسل و روش دستی | نرم افزار رهان |
|---|---|---|
| اطلاع از سررسیدها | جست‌وجوی دستی در فایل‌ها | فهرست خودکار بر اساس تاریخ |
| گزارش Aging | ساخت دستی هر هفته | گزارش آماده |
| سابقه پیگیری مشتری | پراکنده بین افراد | ثبت‌شده روی حساب مشتری |
| وضعیت چک‌ها | جدا از مطالبات | کنار مطالبات |
| هماهنگی با حسابداری | ورود دوباره اطلاعات | اتصال مستقیم |
چرا مطالبات معوق می‌شود؟
بیشتر تأخیرها از بدخواهی مشتری نیست؛ از ضعف در فرآیند خود شرکت می‌آید. وقتی سررسیدها در چند فایل اکسل، دفترچه فروشنده و حسابداری پخش باشد، هیچ‌کس تصویر کامل را نمی‌بیند و پیگیری به حافظه افراد وابسته می‌شود.
- فاکتور دیر صادر می‌شود و دوره وصول عملاً از همان‌جا عقب می‌افتد.
- شرایط پرداخت قبل از فروش مشخص و مکتوب نشده است.
- پیش از سررسید به مشتری یادآوری نمی‌شود.
- سابقه تماس‌ها و قول‌های پرداخت فقط پیش یک کارشناس است.
- چک‌ها جدا از مطالبات نگهداری می‌شوند و برگشت چک دیر دیده می‌شود.
- اعتبار مشتری قبل از فروش جدید بررسی نمی‌شود.
گزارش Aging مطالبات چیست و چطور خوانده می‌شود؟
گزارش Aging یا تجزیه سنی مطالبات، بدهی هر مشتری را بر اساس مدت تأخیر از سررسید دسته‌بندی میکند. هرچه مبلغ بیشتری در ردیف‌های آخر باشد، احتمال وصول کمتر و فوریت پیگیری بیشتر است.
| بازه | معنی | اقدام معمول |
|---|---|---|
| جاری | هنوز سررسید نشده | یادآوری قبل از سررسید |
| ۱ تا ۳۰ روز | تأخیر کوتاه | تماس یا پیامک |
| ۳۱ تا ۶۰ روز | تأخیر جدی | پیگیری مستقیم و ثبت تعهد پرداخت |
| ۶۱ تا ۹۰ روز | پرریسک | توقف فروش اعتباری جدید و ارجاع به مدیر |
| بیش از ۹۰ روز | احتمال سوخت | اقدام رسمی و بررسی ذخیره مطالبات مشکوک‌الوصول |
DSO چطور محاسبه می‌شود؟
DSO (Days Sales Outstanding) میانگین تعداد روزهایی است که طول می‌کشد فروش اعتباری به پول نقد تبدیل شود. فرمول ساده آن این است: مانده مطالبات تقسیم بر فروش اعتباری دوره، ضرب در تعداد روزهای دوره.
مثال: اگر مانده مطالبات ۶۰۰ میلیون تومان و فروش اعتباری ۹۰ روز اخیر ۱٫۸ میلیارد تومان باشد، DSO برابر ۶۰۰ ÷ ۱٬۸۰۰ × ۹۰ = ۳۰ روز است. اگر شرایط پرداخت شما ۳۰ روزه باشد، یعنی در مجموع به‌موقع وصول می‌کنید. اگر عدد ۵۰ باشد، میانگین ۲۰ روز تأخیر دارید.
DSO را هر ماه و با روش یکسان اندازه بگیرید و روند را دنبال کنید. بالا رفتن آن حتی بدون افزایش فروش، نشانه‌ای زودهنگام از فشار روی نقدینگی است. با ماشین‌حساب پایین همین بخش میتوانید عدد خودتان را ببینید.
مدیریت چک‌های دریافتی در وصول مطالبات
در بسیاری از کسب‌وکارهای ایرانی بخش بزرگی از مطالبات به شکل چک مدت‌دار نگهداری می‌شود. اگر چک‌ها جدا از حساب مشتری دیده شوند، مدیر مالی نمی‌داند مانده واقعی چقدر است و چه مبلغی در چه تاریخی وارد حساب می‌شود.
- هر چک به مشتری و فاکتور مربوط‌اش وصل شود.
- چک‌ها بر اساس تاریخ سررسید مرتب و پیش از موعد بررسی شوند تا واگذاری یا وصول به‌موقع انجام شود.
- وضعیت چک (در جریان، وصول‌شده، برگشتی) ثبت شود و مانده حساب مشتری خودکار اصلاح شود.
- برگشت چک به‌سرعت دیده و پیگیری شود، نه هنگام مغایرت‌گیری آخر ماه.
- پیش‌بینی نقدینگی بر اساس چک‌های سررسیدی ماه‌های آینده انجام شود.
نرم افزار وصول مطالبات برای هر نقش چه میکند؟
کارشناس وصول هر صبح فهرست مشتریانی را می‌بیند که باید با آن‌ها تماس بگیرد و نتیجه تماس را همان‌جا ثبت میکند. مدیر مالی گزارش Aging و مانده حساب مشتریان را بدون درخواست از کسی در اختیار دارد و پیش‌بینی ورودی نقدینگی می‌سازد. مدیرعامل می‌بیند چه مبلغی و نزد کدام مشتریان گیر کرده است. تیم فروش پیش از ثبت سفارش جدید، بدهی معوق مشتری را می‌بیند و با دید بازتری درباره اعتبار تصمیم می‌گیرد. حسابدار هم بدون ورود دوباره اطلاعات، دریافت‌ها و چک‌ها را همان‌جا ثبت میکند.
راه‌اندازی وصول مطالبات چطور انجام می‌شود؟
مسیر معمول این است: ابتدا فرآیند فعلی شما بررسی می‌شود؛ مطالبات باز، چک‌ها و اطلاعات مشتریان منتقل می‌شود؛ سیاست اعتباری و بازه‌های Aging مطابق شرایط شرکت تنظیم می‌شود؛ سپس کاربران آموزش می‌بینند و کار روی داده واقعی شروع می‌شود. مدت و جزئیات دقیق بسته به حجم داده و ماژول‌های فعال در جلسه دمو مشخص می‌شود.
DSO شرکت خود را محاسبه کنید
DSO یعنی میانگین تعداد روزی که طول می‌کشد فروش اعتباری به پول نقد تبدیل شود. هرچه کمتر باشد، نقدینگی سالم‌تری دارید.
محاسبه‌گر آنلاین DSO
نسبت گردش مطالبات خود را همین حالا بسنجید
فرمول محاسبه: DSO = (مانده مطالبات ÷ فروش اعتباری کل) × تعداد روزهای دوره
گزارش‌های وصول مطالبات
مدیر مالی در چند کلیک می‌بیند پول کجا گیر کرده و کدام مشتری بیشترین تأخیر را دارد.
- مطالبات به تفکیک مشتری
- بدهکاران و مانده حساب
- مطالبات سررسیدشده
- مطالبات نزدیک به سررسید
- تجزیه سنی (Aging)
- چک‌های دریافتی
- دریافت‌های مشتریان
مناسب چه کسبوکارهایی است؟
بازرگانی
فروش اعتباری و چک‌های مدت‌دار
تولیدی
مطالبات مشتریان و نمایندگان
پخش
کنترل وصول مسیرها و ویزیتورها
خدماتی
پیگیری قراردادها و صورت‌حساب‌های دوره‌ای
۷ گام برای کاهش DSO و تسریع وصول مطالبات
- 1
سقف اعتبار هر مشتری را مشخص کنید
شرایط پرداخت را قبل از فروش مکتوب کنید تا تیم فروش و مشتری هر دو بدانند چه انتظاری دارند.
- 2
مشتریان را بر اساس ریسک دسته‌بندی کنید
برای مشتریان پرریسک اعتبار کمتر یا پیش‌پرداخت در نظر بگیرید و پیگیری‌تان را روی آن‌ها متمرکز کنید.
- 3
فاکتور را هم‌زمان با تحویل صادر کنید
هر روز تأخیر در صدور فاکتور، شروع دوره وصول را عقب می‌اندازد.
- 4
پیش از سررسید یادآوری کنید
تماس یا پیامک کوتاه چند روز قبل از سررسید، بسیاری از تأخیرهای سهوی را از بین می‌برد.
- 5
هر هفته گزارش Aging را بررسی کنید
روی مطالبات بالای ۶۰ و ۹۰ روز تأخیر تمرکز کنید.
- 6
برای مبالغ بزرگ تعهد پرداخت بگیرید
تاریخ و مبلغ قول مشتری را ثبت کنید و در همان تاریخ پیگیری کنید.
- 7
DSO را هر فصل اندازه بگیرید
روند را با فصل قبل مقایسه کنید و سیاست اعتباری را بر اساس آن اصلاح کنید.
هزینه نرم افزار وصول مطالبات
قیمت بر اساس تعداد کاربران و ماژولهایی که انتخاب می‌کنید تعیین می‌شود. در جلسه دمو، فرآیند فعلی وصول مطالبات شما را بررسی می‌کنیم و پیشنهاد قیمت مشخص می‌دهیم.
دریافت پیشنهاد قیمتماژولهای مرتبط در ERP رهان
سوالات متداول درباره وصول مطالبات
نرم افزار وصول مطالبات چیست؟
+
سیستمی برای ثبت و پیگیری بدهی مشتریان است: سررسیدها، پرداخت‌ها، چک‌ها و سابقه پیگیری در یک‌جا نگهداری می‌شود و گزارش‌هایی مثل Aging و مانده حساب از آن گرفته می‌شود.
تفاوت آن با اکسل چیست؟
+
اکسل با هر فاکتور باید دستی به‌روز شود و سابقه پیگیری و چک‌ها در فایل‌های جدا می‌ماند. در نرم افزار، مطالبات از فروش و حسابداری مستقیم می‌آید و گزارش‌ها همیشه با آخرین اطلاعات ساخته می‌شوند.
آیا با حسابداری رهان یکپارچه است؟
+
بله. ماژول وصول مطالبات بخشی از ERP رهان است و با حسابداری، فروش و خزانهداری داده مشترک دارد.
آیا مدیریت چک دارد؟
+
بله. چک‌های دریافتی و وضعیت آن‌ها در کنار مطالبات و در ارتباط با خزانهداری قابل پیگیری است.
چه شرکت‌هایی از آن استفاده میکنند؟
+
شرکتهای بازرگانی، تولیدی، پخش و خدماتی که فروش اعتباری یا چک مدت‌دار دارند.
هزینه آن چقدر است؟
+
هزینه بر اساس تعداد کاربر و ماژول‌های انتخابی تعیین می‌شود. برای دریافت پیشنهاد قیمت، درخواست دمو بدهید یا تماس بگیرید.
DSO خوب چه عددی است؟
+
عدد ایده‌آل به صنعت و شرایط پرداخت شما بستگی دارد. معیار ساده این است که DSO از مدت شرایط پرداخت‌تان بیشتر نباشد؛ مثلاً در فروش ۳۰ روزه، DSO نزدیک ۳۰ سالم است و عدد ۵۰ یعنی به‌طور میانگین ۲۰ روز تأخیر دارید.
گزارش Aging چیست؟
+
گزارشی که مطالبات را بر اساس مدت تأخیر (جاری، ۳۰، ۶۰، ۹۰ روز و بیشتر) دسته‌بندی میکند تا معلوم شود پیگیری کدام مشتریان فوری‌تر است.
مطالبات معوق را چطور پیگیری کنیم؟
+
از یادآوری قبل از سررسید شروع کنید، پس از تأخیر تماس مستقیم بگیرید، برای مبالغ بزرگ تعهد پرداخت ثبت کنید و فروش اعتباری جدید به مشتریان بالای ۶۰ تا ۹۰ روز تأخیر را محدود کنید. ثبت همه این اقدامات روی حساب مشتری باعث می‌شود پیگیری به فرد خاصی وابسته نباشد.
اطلاعات فعلی اکسل قابل انتقال است؟
+
معمولاً مطالبات باز، اطلاعات مشتریان و چک‌ها قابل انتقال هستند. قالب و جزئیات دقیق را در جلسه دمو با فایل‌های شما بررسی می‌کنیم.
آیا برای شرکت کوچک هم مناسب است؟
+
اگر فروش اعتباری یا چک مدت‌دار دارید و پیگیری سررسیدها با فایل‌های پراکنده سخت شده، بله. با افزایش تعداد مشتری و فاکتور، فایده یکپارچگی بیشتر می‌شود.
چطور دمو بگیرم؟
+
از دکمه «درخواست دمو» استفاده کنید یا با ۰۹۱۵۵۵۲۶۴۲۲ تماس بگیرید.
مطالبات شرکت‌تان را در دمو ببینید
در یک جلسه کوتاه، روند فعلی وصول مطالبات شما را بررسی می‌کنیم و نشان می‌دهیم همان فرآیند در رهان چطور اجرا می‌شود.